• Jste malý původce a čeká vás tvorba spisového řádu a nevíte jak do toho?
  • Přijdou vám dosud publikované spisové řády nesmyslné a nemoderní? Máte pravdu.
  • Byl připraven zcela nově koncipovaný vzorový spisový řád a ten je teď v aktualizované verzi 1.0 i s dokumentací a návodem.

Společnost ISFG spolu s dalšími partnery v rámci Open-source Aliance připravily v říjnu loňského roku zcela nový moderně koncipovaný vzorový spisový řád použitelný pro menší původce. Tento od října do počátku letošního roku procházel veřejnou i odbornou diskuzí. V souvislosti se změnami legislativy byl pak ještě upraven a to do dnešní podoby, která byla právě publikovaná jako verze 1.0 k ostrém použití. Na přípravě tohoto zcela nového vzoru se podíleli odborníci na spisovou službu i analytici technických řešení ESSL, výsledkem je pak moderní spisový řád, který řeší jen ty opravdu podstatné a důležité věci a také reaguje na moderní potřeby elektronické spisové služby.

Dle názoru autorů má tento vzorový řád oproti dosavadně publikovaným a používaným vzorům tyto výhody:

  1. Je lehčí, neobsahuje samozřejmé části, jako je detailní legislativa, (která stejně není ve spisových řádech sepsána uceleně, takže nikomu k ničemu není).
  2. Neobsahuje definici termínů a pojmosloví, která také doznává určitých změn, a navíc je k dispozici v daleko lepší podobě, třeba ve zmíněném metodickém pokynu, takže ji, dle našeho názoru, nedává smysl opisovat.
  3. Rozhodli jsme se vypustit opakování legislativy tam, kde je to, podle našeho názoru, příliš jasné, aby se řád, jako celek, co nejlépe četl i neodborníkovi, byť jsme se pochopitelně nevyhnuli jisté povinné míře “úředničtiny”.
  4. Do spisového řádu jsme zařadili jmenný seznam osob, které jsou zodpovědné za výkon spisové služby a jejich pozici jsme pojmenovali v souladu s katalogem služeb, tedy jako manažer či metodik spisové služby. To neznamená zřizovat novou pracovní pozici, ale stanovit konkrétní osoby do této role.
  5. Protože se jedná o spisový řád pro původce, kteří mají ESSL, řadu věcí za ně dělá ESSL zcela automaticky. Není tedy nutné je detailně popisovat, protože, u správně koncipovaného ESSL, jež splňuje požadavky Národního standardu, je ani nelze udělat jinak, než určuje funkcionalita ESSL. Proto jsme některé podrobnosti vypustili s odkazem na funkce ESSL.
  6. Součástí řádu jsou i přílohy. U první přílohy, jenž definuje Spisový a skartační plán, jsme se rozhodli jít cestou, kdy samotná příloha stanovuje, kde a jak se spisový plán spravuje, ale samotný jeho obsah je primárně evidován a spravován a je k dispozici v rámci ESSL.
  7. Přílohy, pro přehlednost, uvádí ty věci, které se spisovým řádem sice souvisí, ale je lepší je uvádět na snadno dostupném místě, nikoliv někde v textu.
  8. Do tohoto řádu jsme doplnili věci, které v dosavadních řádech nejsou a týkají se zejména moderního vedení spisové služby. Týká se to i využívání a vedení spisové služby za mimořádných situací a událostí.

Ve verzi publikované nyní byly oproti původní verzi provedeny následující změny:

  1. Byl přidán nový článek o konverzi doručeného dokumentu pro naplnění povinnosti digitalizovat doručené dokumenty u původců kteří nejsou OVM formou jiné konverze.
  2. Byl přidán zcela nový článek popisující schvalování dokumentů v ESSL a ISSD, pokud jsou tyto systémy připraveny na schvalování podle § 65, odst. 8, zákona o archívnictví a spisové službě a procesní popis a náležitosti schvalovacích procesů
  3. Byla doplněna ustanovení týkající se výkonu spisové služby za mimořádných situací a mimořádných událostí při krizových stavech, aby odpovídala reálnému výkonu a povinnostem
  4. K podepisování doplněno také pečetění, které jaksi v první verzi zcela chybělo. Doplněno i ve smyslu změn z DEPO.
  5. Provedeny další drobné úpravy v ustanoveních dle výsledků veřejné diskuse

Vzorový spisový řád si může kdokoliv ve volné licenci stáhnout na GitHubu. Součástí je také podrobná dokumentace, včetně návodu na použití vzoru v praxi původce.